TIETOSUOJASELOSTE
Fiber Highway Finland Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus 2016/679/EU, jäljempänä ”GDPR”) mukaisesti. Kerromme tässä selosteessa tietosuojakäytännöistämme.
1. Rekisterinpitäjä
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotuissa tietojenkäsittelytilanteissa rekisterinpitäjänä toimii:
Fiber Highway Finland Oy
Y-tunnus: 2578933-5
Yhteystiedot:
Rihkamakatu 8 A 1
06100 Porvoo
info@fiberhighway.fi
Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöistämme tai haluat esittää meille GDPR:n mukaisen oikeuksiasi koskevan pyynnön, pyydämme ottamaan ensisijaisesti yhteyttä sähköpostitse yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen. Oikeuksistasi voit lukea tarkemmin kohdasta 8.
2. Käsittelemämme henkilötiedot
a) Verkkosivut
Käsittelemme verkkosivuillamme (fiberhighway.fi) verkkosivuvierailijoidemme tietoja evästeiden avulla. Lue lisää evästekäytännöistämme alla kohdassa 4.
Verkkosivullamme voit myös jättää meille yhteydenottopyynnön yhteydenottolomakkeen kautta tai jättää meille työhakemuksen työnhakulomakkeella.
Yhteydenottolomakkeella kerätyt tiedot ovat: nimi, sähköpostiosoite ja viesti.
Työnhakulomakkeella kerätyt tiedot ovat: nimi, sähköposti, ikä, kotikunta, koulutusala ja viesti. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä kerromme tarkemmin sivustomme työpaikat-osiossa täällä.
Saamme tiedot sinulta itseltäsi, kun täytät lomakkeen ja lähetät ne meille.
Voimme yhdistää edellä olevia tietoja myös muihin sinusta keräämiimme tietoihin tietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen. Käsittelytarkoituksista saat lisätietoja kohdasta 3 alta.
b) Liikesuhteiden hoitaminen
Käsittelemme toimintamme yhteydessä asiakasyritystemme, potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöjen yhteystietoja, kuten nimiä, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä tietoa siitä, mitä yritystä henkilö edustaa, mikä hänen asemansa on ja missä toimipaikassa hän toimii. Käsittelemme myös keskinäisen viestintämme sisältöjä.
Niissä kohteissa, joissa Fiber Highway toimii sijoittajana, sen on tarpeen käsitellä sijoituskohteen johtohenkilöiden, kuten hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajien, sekä osakkaiden nimi- ja yhteystietoja, tietoja omistuksista sekä henkilötunnuksia, joita tarvitaan esim. kaupparekisteri-ilmoituksia ja oikeuksien myöntämistä varten.
Saamme tiedot joko sopimuskumppaniltamme tai kyseisiltä henkilöiltä itseltään. Voimme saada yritysten yhteyshenkilöjen tietoja myös mm. tapahtumista ja messuilta tapahtumanjärjestäjältä tapahtuman ehtojen mukaisesti.
c) Toiminnan sisäinen järjestäminen ja hallinto
Käytämme toimintamme järjestämiseksi alihankkijoita, tavarantoimittajia sekä asiantuntijapalveluja. Käsittelemme toiminnassamme heidän yhteyshenkilöidensä yhteystietoja, kuten nimiä, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä tietoa siitä, mitä yritystä henkilö edustaa, mikä hänen asemansa on ja missä toimipaikassa hän toimii. Käsittelemme myös keskinäisen viestintämme sisältöjä ja välitystietoja.
Käsittelemme myös muiden palveluntarjoajimme, kuten kiinteistö- ja turvallisuuspalvelujen sekä hallinnollisten palvelujen tarjoajien (esim. palkkahallinto, kirjanpito ja tilintarkastus) yhteyshenkilöiden yhteystietoja.
d) Alihankkijoiden henkilöstön tiedot
Käsittelemme toiminnassamme alihankkijoidemme työntekijöiden henkilötietoja silloin, kun he työskentelevät lukuumme työmaillamme tai esimerkiksi toimittavat työmaillemme tavaraa. Tällaisia tietoja ovat henkilön koko nimi, veronumero, syntymäaika, työnantajatiedot sekä henkilön valokuva. Tavarantoimittajien osalta käsittelemme joissakin tapauksissa kuljettajan nimitietoja sekä kuljetettavan ajoneuvon rekisteritietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Riippuen suhteestasi meihin, käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteen ylläpitäminen ja laskutus
- yhteydenpito asiakkaiden kanssa ja asiakaspalvelu
- projektinhallinta
- asiakashankinta
- verkostoituminen ja liikesuhteiden ylläpito
- palvelujen hankkiminen ja käyttäminen
- sisäisen hallinnon järjestäminen
- alihankintasuhteen hallinta
- työmaalla edellytettävien lupien hallinta sekä kulunvalvonta
- sopimuksiin ja lakiin perustuva raportointi, dokumentointi ja muu henkilötietojen käsittely
- yrityksen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
- omien oikeuksiemme puolustaminen
Lisäksi käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja uusien työntekijöiden rekrytoimiseksi. Käsittelemme työnhakua koskevaa henkilötietojen käsittelyä tarkemmin täällä.
Henkilötietojen käsittelymme perustuu:
- lakisääteisiin velvollisuuksiimme liittyen mm. tilaajavastuulaista johtuviin velvollisuuksiin, verotukseen, vakuuttamiseen ja kirjanpitovelvollisuuteemme.
- oikeutettuun etuumme:
• ylläpitää asiakassuhteitamme ja palvella asiakkaitamme
• huolehtia asiakkaidemme, alihankkijoidemme ja palveluntarjojimme kanssa solmittujen sopimusten täyttämisestä
• verkostoitua, hoitaa liikesuhteitamme ja hankkia uusia asiakkaita
• edistää, suunnitella ja kehittää liiketoimintaamme
• suojella oikeuksiamme ja suojautua meihin kohdistuvilta vaatimuksilta
- evästeiden käytön osalta suostumukseesi (lue evästeiden käytöstä tarkemmin kohdasta 4)
4. Evästeiden käyttö fiberhighway.fi -sivustolla
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeestä ei ole laitteelle minkäänlaista haittaa. Evästeitä käytetään verkkosivuilla yleisesti mm. tiedon tekniseen välittämiseen ja palvelun käytön helpottamiseksi.
Käytämme evästeitä fiberhighway.fi -sivustollamme kävijätietojen, kuten kävijämäärien analysoimiseksi tarjotaksemme hyödyllisiä sisältöjä ja parantaaksemme verkkosivujemme suoritusta. Emme voi evästeiden avulla saatujen tietojen avulla yksilöidä yksittäistä käyttäjää, vaan kävijätiedot raportoidaan meille yhdistetyssä muodossa tilastoituna.
Käytämme verkkosivustollamme Google Analytics -analytiikkatyökalua. Google Analytics sinänsä yksilöi kunkin vierailijan uniikilla vierailijakoodilla voidakseen yhdistää tähän tiettyjä ominaisuuksia, joten on mahdollista, että Google tunnistaa kävijän omien palvelujensa puitteissa. Google noudattaa omassa tietojenkäsittelyssään omia tietosuojakäyntäntöjään, joihin voit tutustua täällä: https://policies.google.com/privacy
Verkkosivujemme asettamat evästeet vanhenevat 1 vuodessa.
Voit muokata evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista. Asetuksen muuttaminen riippuu käytössä olevasta internet-selaimesta. On huomioitava, että evästeiden poistaminen käytöstä voi aiheuttaa sen, että osa sivuston toiminnallisuudesta tai palveluista lakkaa toimimasta.
Voimme käsitellä verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä oikeutettuun etuumme (verkkosivuviestintä) perustuen. Muilta osin evästeiden käsittely perustuu suostumukseesi.
5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Hyödynnämme ulkopuolisten palveluntarjoajien tuottamia digitaalisia palveluja käsitellessämme henkilötietojasi. Tällaisia palveluja ovat mm. sähköposti, tietojen säilytyspalvelut, sähköinen yhteistyöalusta, verkkosivun ylläpito, työmaiden kulkuluvitus, kulunvalvonta, raportointi, jne. Olemme solmineet tällaisia palveluja koskevat palvelusopimukset palveluntarjoajien kanssa ja olemme rekisterinpitäjinä vastuussa käsittelemiemme henkilötietojen käsittelystä myös käyttämiemme digitaalisten palvelujen yhteydessä.
Luovutamme työmaillamme työskentelevien henkilöiden henkilötietoja lain tai viranomaismääräyksen meitä velvoittaessa viranomaisille, kuten Verohallinnolle ja työsuojeluviranomaisille. Tämä koskee omien työntekijöidemme lisäksi myös esimerkiksi alihankkijoidemme henkilöstöä. Luovutamme työmailla työskentelevien henkilöiden tietoja myös niille asiakkaillemme, joiden työmailla työskentelemme.
Tietoja voidaan siirtää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle siltä osin kuin se on poikkeuksellisesti tarpeen jonkun Fiber Highwayn käyttämän palvelun toteuttamiseksi. Tällöin siirto tapahtuu GDPR:n sallimia asianmukaisia suojatoimia, kuten soveltamalla sopimuksemme osana Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Pääsääntöisesi henkilötietojen käsittely on kuitenkin sovittu tapahtuvan EU:n/ETA:n sisäpuolella myös silloin kun henkilötietojasi käsitellään palveluntarjoajamme kautta.
6. Henkilötietojen säilytyksen periaatteet ja säilytysajat
Käsittelemme henkilötietojasi niin pitkään kuin se on tarpeen käsittelyn käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.
Asiakkaidemme, alihankkijoidemme, toimittajiemme ja muiden yhteistyökumppaneidemme henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen yhteistyösuhteen hoitamiseksi.
Myös laista voi johtua tiettyjä säilytysaikoja, joita noudatamme toiminnassamme. Säilytämme esimerkiksi kirjanpitoaineiston kirjanpitolain edellyttämällä tavalla 6-10 vuotta.
Säilytämme mahdolliset toimintaamme liittyvät palautteet ja reklamaatiot vähintään laissa tai sopimuksessa määriteltyyn reklamaation tai kanteen vanhentumisaikaan saakka.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja teknisestä tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
8. Rekisteröityjen oikeudet ja niiden käyttäminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa
- vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä
- Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista (nk. oikeus tulla unohdetuksi), kun tiedon säilytys ei enää ole tarpeen tai vaihtoehtoisesti oikeus saada henkilötietojen käsittely rajatuksi vain tarpeellisiin käyttötarkoituksiin, mikäli tietoja ei voida kokonaan poistaa
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme
- Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus
Mikäli haluat tarkistaa meillä olevat henkilötietosi tai käyttää muita yllä mainittuja oikeuksiasi, pyydämme toimittamaan pyyntösi meille kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen: info@fiberhighway.fi
Pyrimme vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Ennen pyynnön toteuttamista voimme tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Sinulla on edellä mainittujen oikeuksien lisäksi myös oikeus saattaa menettelymme tietosuojavaltuutetun toimiston tutkittavaksi (https://tietosuoja.fi). Koska pyrimme jatkuvasti kehittymään myös tietosuojan alalla, pyydämme, että olet tietosuojaa koskevien huolten osalta ensisijaisesti meihin yhteydessä, jotta saamme tilaisuuden selvittää, voimmeko me auttaa sinua asian kanssa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.3.2023
